NFZ oraz Polska Federacja Szpitali uruchomiły projekt dobrych praktyk zarządczych w jednostkach szpitalnych. Przedsięwzięcie ma na celu prezentację rozwiązań stosowanych w konkretnych szpitalach, dotyczących dobrych praktyk: zarządzania jednostką medyczną, efektywnego wykorzystania innowacji w procesie leczenia, kadrowych czy IT. Jedną z zaprezentowanych na platformie Akademia NFZ Zbiór Dobrych Praktyk jest elektroniczny obieg dokumentów, wdrożony w krakowskim Szpitalu na Klinach, należącym do Grupy NEO Hospital.
Czas szpitala zawsze na wagę złota
Nowoczesne szpitale, szukając źródeł efektywności, koncentrują swoją uwagę nie tylko na obszarach związanych z rozwojem infrastruktury i oferty medycznej, ale coraz częściej poszukują innowacji organizacyjnych, technologicznych oraz usprawnień procesowych. Optymalne zarządzanie budżetem, projektami, kosztami i przychodami organizacji pozwalają budować długofalową strategię rozwoju i podejmować z wyprzedzeniem właściwe decyzje. Jednym z kluczowych obszarów, w których istnieją spore rezerwy pozwalające poprawiać efektywność działań są obszary związane z dostępem do informacji oraz ich przepływem wewnątrz.
– Zapewnienie wysokiego standardu obsługi pacjentów wymaga od szpitali połączenia dwóch kluczowych elementów: ludzi i technologii – mówi Aneta Sowińska, Członek Zarządu Grupy NEO Hospital. – Placówki medyczne na co dzień zmagają się z ogromną ilością dokumentów, takich jak: korespondencja przychodząca, umowy czy faktury. W skali miesiąca nawet niewielki szpital musi przetworzyć w swoim obiegu wewnętrznym ok. 1 000 dokumentów. Czas, jaki przeciętnie organizacja musi poświecić na procesy związane z obsługą jednego papierowego dokumentu, to średnio ok. 20 minut. Na czas ten składa się miedzy innymi: czas rejestracji dokumentu przychodzącego, czas dekretacji, czas weryfikacji, akceptacji merytorycznej, jego obieg papierowy pomiędzy komórkami organizacji, itd. Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwoliło nam w Szpitalu na Klinach na skrócenie tego czasu średnio o 15 minut, co w skali miesiąca daje 250 godzin. Przy średnim wynagrodzeniu 5 227 zł, skala oszczędności dla szpitala w ciągu roku może wynosić ok. 100 tys. PLN, przy uwzględnieniu tylko tego jednego parametru, jakim jest czas.
Elektroniczny obieg dokumentów to tylko element cyfryzacji
Do tego dochodzą korzyści związane z automatyzacją procesów weryfikacji kontrahentów, eliminacją błędów ludzkich, czy poprawą dostępu do informacji i usprawnieniem procesów przepływu informacji.
Elektroniczny Obieg Dokumentów to tylko jedna z wielu funkcjonalności systemu Baseline. Ta platforma to zbiór połączonych modułów, odpowiadających za odrębne sfery przedsiębiorstwa. Zalicza się do nich procesy związane z zarządzaniem umowami, procesami kadrowymi, jak urlopy i delegacje, budżetem projektowym, serwisem i aktywami. System wyróżnia się niespotykaną ergonomią i intuicyjnym interfejsem użytkownika.
– System, który zastosowaliśmy w naszym szpitalu pozwala na integrację z systemami informatycznymi, m.in. księgowo-finansowymi, co sprawia, że spełnia rolę narzędzia centralizującego zarządzanie całą firmą. W czasie pandemii to rozwiązanie pozwoliło nam na utrzymywanie płynnie wszystkich procesów administracyjnych i zdalnej pracy naszego zespołu administracji. – dodaje Aneta Sowińska.
Wymierne korzyści z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów
– Głównym założeniem zastosowania Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest przyspieszenie i uporządkowanie procesów administracyjno-biznesowych organizacji – podkreśla Piotr Musiał, Dyrektor Zarządzający w firmie Baseline.
Wbudowane w system Baseline™ mechanizmy, takie jak weryfikacja statusu podatnika VAT, weryfikacja konta bankowego na białej liście, czy danych kontrahentów w bazie GUS i VIES, usprawniają codzienne czynności pracowników i minimalizują liczbę występujących błędów. Zeskanowanie pisma i zapisanie go w bazie danych pozwala zarchiwizować oryginał, a wszystkie etapy obiegu przeprowadzić już w formie elektronicznej. Takie rozwiązanie pozwala wyeliminować nieefektywności związane z „przetrzymywaniem” dokumentu na różnych poziomach organizacji, czy ryzyka związane z zagubieniem dokumentu.
Każde zarejestrowane w systemie działanie posiada termin wykonania i osobę za nie odpowiedzialną, a wykorzystanie certyfikatów bezpieczeństwa i przypisanie odpowiednich uprawnień użytkownikom ograniczają dostęp do danych osobom nieupoważnionym. Inteligentny mechanizm OCR (od ang. Optical Character Recognition) usprawnia wprowadzanie faktur oraz znacząco skraca czas dostępu do informacji poprzez wyszukiwanie słów kluczowych w treści dokumentów.
– Potrafimy z sukcesem łączyć procesy biznesowe, występujące w wielopodmiotowych organizacjach, w jeden spójny ekosystem informatyczny – zaznacza Piotr Musiał.
Policzalne efekty
Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów przynosi korzyści dla każdego szczebla organizacji. Dla pracowników najważniejszymi wartościami są automatyzacja codziennych czynności oraz wyeliminowanie najczęstszych pomyłek i problemów. Kierownictwo uzyskuje lepszą kontrolę wydatków, statystyki i zestawienia w czasie rzeczywistym oraz poprawę terminowości realizacji zadań w zespołach. Z kolei dla organów zarządczych kluczowe profity płyną z ogólnej poprawy wydajności i komunikacji na poziomie całej organizacji lub grupy kapitałowej.
